Una app de gestión de tareas es un lugar para guardar lo que tienes que hacer, con fecha, prioridad y recordatorio, sincronizado entre el celular y la computadora. Las seis más usadas para uso personal son Todoist, TickTick, Microsoft To Do, Google Tasks, Things 3 y Notion. La elección correcta depende menos de las funciones y más de dónde vives (Apple, Google, Microsoft) y de cuánto sistema quieres armar.
Esta es la comparativa detallada. Si todavía no sabes si tu problema es de tareas, de enfoque o de acordarte, empieza por la guía de las mejores apps de productividad, organizada por problema.
Lo que una app de tareas resuelve, y lo que no
Resuelve el "dónde lo anoto". Saca la lista de tu cabeza, de tres libretas y de cuatro chats de WhatsApp contigo mismo, y la pone en un lugar donde puedes buscar, ordenar y verla en el celular.
Lo que no resuelve, por sí sola, es el "cuándo lo hago". La app guarda la tarea y, como mucho, manda una notificación en la fecha. Si no la abres, la lista se queda ahí, creciendo, esperando.
Comparativa: las 6 apps lado a lado
Planes, límites y precios consultados en octubre de 2026 en las páginas oficiales. Ninguna página mostraba precios en moneda local; los valores están en dólares, tal como aparecen ahí.
| App | Dónde funciona | Qué incluye lo gratis | Punto fuerte | Dónde falla |
|---|---|---|---|---|
| Todoist | Web, Windows, Mac, Linux, iPhone, Android, Apple Watch, Wear OS | Hasta 5 proyectos personales, 3 filtros, recordatorio automático para tareas con fecha y hora | Fechas en lenguaje natural y captura por voz | Recordatorios personalizados, por ubicación y recurrentes solo en Pro |
| TickTick | Web, Windows, Mac, Linux, iPhone, Android, extensión de navegador | 9 listas, 99 tareas por lista, 2 recordatorios por tarea, 5 hábitos | Tareas y hábitos en la misma app | Las vistas completas de calendario son de Premium |
| Microsoft To Do | Web, Windows, Mac, iPhone, Android | Es gratuita | Lista "Mi día" que se vacía cada noche | Armar "Mi día" es trabajo diario tuyo |
| Google Tasks | Web, Android, iPhone, panel lateral de Gmail y Google Calendar | La ayuda oficial no menciona un plan de pago propio; usa la cuenta de Google | Aparece dentro de Gmail y de Calendar | Una tarea con subtareas no puede repetirse |
| Things 3 | Solo Apple: Mac, iPhone, iPad, Apple Watch, Vision Pro | No tiene plan gratis; en Mac hay prueba de 15 días | Pago único, sin suscripción | Se paga por plataforma, y no existe para Android ni Windows |
| Notion | Web, apps de computadora y de celular | Bloques ilimitados para uso individual, archivos de hasta 5 MB, historial de 7 días | Armas el sistema a tu manera, con páginas y bases de datos | Construyes todo desde una página en blanco |
Todoist
Es la más completa para capturar. El campo de agregar entiende fechas escritas en lenguaje natural, incluidas las recurrencias, y Ramble convierte lo que dices en varias tareas (no solo en inglés). Pro cuesta US$ 7 al mes o US$ 60 al año. Para quién: quien quiere una lista seria en todos sus dispositivos, incluidos Linux y el reloj. Dónde falla: en la versión gratis, el límite de 5 proyectos se queda corto rápido, y solo existe el recordatorio automático de la tarea con fecha y hora; el resto de los recordatorios, la vista de calendario y la duración de las tareas son de pago.
TickTick
Junta tareas, listas en kanban y un registro de hábitos. Premium cuesta US$ 49,99 al año. Para quién: quien quiere una sola app para tareas y hábitos. Dónde falla: en la versión gratis, 2 recordatorios por tarea y 9 listas; quien usa una lista por área de la vida llega al tope.
Microsoft To Do
Gratuita, en todas las plataformas principales, con las tareas guardadas en tu cuenta de Microsoft (también aparecen en las tareas de Outlook). La función que la distingue es "Mi día": una lista del día que se vacía cada noche; lo que no hiciste vuelve a la lista general y puede reaparecer como sugerencia. Para quién: quien ya usa Outlook o quiere la opción gratis más completa. Dónde falla: "Mi día" solo funciona si lo armas cada mañana.
Google Tasks
La más sencilla de la lista: listas, subtareas, fecha y hora, repetición. Vive dentro de Gmail y de Google Calendar, lo que es una gran ventaja para quien pasa el día ahí. Una tarea sin hora avisa a las 9:00 del día; una tarea con fecha límite avisa a las 9:00 del día de vencimiento. Para quién: quien vive en Google y quiere poca cosa. Dónde falla: una tarea con subtareas no puede ser recurrente, y quien necesita más estructura que listas y subtareas la va a extrañar.
Things 3
Hecha por Cultured Code solo para dispositivos Apple. Es un pago único, sin suscripción, pero cada plataforma se vende por separado: en iPhone, US$ 9,99 en la App Store de Estados Unidos. En Mac hay prueba de 15 días; iPhone, iPad y Vision Pro no tienen prueba. Para quién: quien es todo Apple y odia las suscripciones. Dónde falla: si algún día cambias a un celular Android o trabajas en Windows, la lista se queda atrás.
Notion
No es una app de tareas, es una caja de piezas con la que puedes armar una. Los recordatorios llegan como notificación en la computadora y en el celular y, si Notion está cerrado, por correo. La versión gratis es ilimitada para una persona; un espacio con dos o más miembros se detiene en 1.000 bloques. Plus cuesta US$ 10 por miembro al mes. Para quién: quien disfruta diseñar su propio sistema. Dónde falla: armarlo es divertido y el mantenimiento es todo tuyo; si dejas de tocarlo, el sistema se detiene contigo.
¿Qué app de tareas elegir según tu perfil?
Elige por el ecosistema y por cuánto quieres configurar, no por la lista de funciones.
Por perfil
Todo Apple, sin suscripción
Things 3. Si quieres algo gratis en el mismo mundo, Microsoft To Do funciona en Mac y en iPhone.
Vives en Gmail y en Google Calendar
Google Tasks. Está a un clic de donde ya trabajas.
Usas Outlook en el trabajo
Microsoft To Do. Gratis, y las tareas también aparecen en Outlook.
Quieres una lista seria en todos tus dispositivos
Todoist o TickTick. Prueba las dos en la versión gratis y mira qué límite te aprieta primero.
Te gusta armar tu propio sistema
Notion. Sabiendo que armar y mantener son dos cosas distintas.
Si la duda es entre lista y tablero, el artículo kanban o lista de tareas te ayuda a decidir antes de elegir la app.
Lo que todas tienen en común
Todas te esperan. La tarea está ahí, bien guardada, con fecha, y que te acuerdes depende de una notificación que compite con todas las demás del celular, o de que abras la app en el momento justo.
Hay una forma de reducir ese problema que sirve para cualquiera de las seis: escribir la tarea con el momento y el lugar de la acción. Peter Gollwitzer y Paschal Sheeran reunieron, en 2006, 94 pruebas sobre lo que llaman intenciones de implementación, planes con el formato "cuando pase X, hago Y". El efecto sobre alcanzar la meta fue de mediano a grande (d = 0,65). En la práctica, "llamar al dentista" se convierte en "cuando me siente a comer, llamo al dentista". La tarea gana un disparador que existe fuera de la app.
Cómo probar una app de tareas en una semana
- Instala solo una. Elígela por el perfil de arriba. Dos al mismo tiempo se vuelven comparación, no uso.
- Vacía todo el primer día. Sin organizar: todo lo que tienes en la cabeza va a la bandeja de entrada.
- Escribe tres tareas con el formato "cuando X, hago Y". Y ponles fecha y hora.
- Captura al menos una cosa fuera de casa. En el autobús, en la fila. Cuenta los segundos.
- El séptimo día, mira qué se hizo y qué solo se anotó. Si la lista solo creció, el problema no es la app; es el momento de que te lo recuerden.
Dónde entra ASB, y dónde no
Yo hice ASB, así que lee lo que digo de él con ese descuento. No es un séptimo gestor para poner en la tabla: es una asistente, Sofia, que vive en WhatsApp y en Discord. Le mandas texto o audio, ella lo separa en tareas, compromisos y recordatorios, te pide confirmación antes de guardar y te llama a la hora, insistiendo al nivel que elijas. Hay una app web con bandeja de entrada, tableros kanban y calendario para cuando quieras ver todo.
Dónde no entra: no reemplaza el Notion de quien disfruta armar sistemas, no es una herramienta de proyectos en equipo, no se integra con Google Calendar y depende de WhatsApp o de Discord. Si tu lista está bien guardada y lo que falla es que te lo recuerden, ahí sí tiene sentido. Para empezar sin instalar nada, la lista de tareas online del sitio es gratis y sin registro.