Um aplicativo de gerenciamento de tarefas é um lugar para guardar o que você precisa fazer, com data, prioridade e lembrete, sincronizado entre celular e computador. Os seis mais usados para uso pessoal são Todoist, TickTick, Microsoft To Do, Google Tasks, Things 3 e Notion. A escolha certa depende menos de recursos e mais de onde você vive (Apple, Google, Microsoft) e de quanto sistema você quer montar.
Este é o comparativo detalhado. Se você ainda não sabe se o seu problema é de tarefas, de foco ou de lembrar, comece pelo guia dos melhores aplicativos de produtividade, organizado por problema.
O que um app de tarefas resolve, e o que ele não resolve
Ele resolve o "onde anotar". Tira a lista da cabeça, de três cadernos e de quatro conversas de WhatsApp com você mesmo, e põe tudo num lugar que você consegue buscar, ordenar e ver no celular.
Ele não resolve, sozinho, o "quando fazer". O app guarda a tarefa e, no máximo, manda uma notificação na data. Se você não abrir, a lista fica lá, crescendo, esperando.
Comparativo: os 6 aplicativos lado a lado
Planos, limites e preços conferidos em outubro de 2026 nas páginas oficiais. Nenhuma das páginas mostrava preço em reais; os valores estão em dólar, como aparecem lá.
| App | Onde roda | O que o grátis inclui | Ponto forte | Onde quebra |
|---|---|---|---|---|
| Todoist | Web, Windows, Mac, Linux, iPhone, Android, Apple Watch, Wear OS | Até 5 projetos pessoais, 3 filtros, lembrete automático para tarefa com data e hora | Datas em linguagem natural e captura por voz | Lembretes personalizados, por local e recorrentes só no Pro |
| TickTick | Web, Windows, Mac, Linux, iPhone, Android, extensão de navegador | 9 listas, 99 tarefas por lista, 2 lembretes por tarefa, 5 hábitos | Tarefas e hábitos no mesmo app | Visões completas de calendário ficam no Premium |
| Microsoft To Do | Web, Windows, Mac, iPhone, Android | É gratuito | Lista "Meu Dia" que zera toda noite | Montar o "Meu Dia" é trabalho diário seu |
| Google Tasks | Web, Android, iPhone, painel lateral do Gmail e do Google Agenda | A ajuda oficial não fala em plano pago próprio; usa a conta Google | Aparece dentro do Gmail e do Agenda | Tarefa com subtarefas não pode se repetir |
| Things 3 | Só Apple: Mac, iPhone, iPad, Apple Watch, Vision Pro | Não tem plano grátis; Mac tem teste de 15 dias | Compra única, sem assinatura | Paga-se por plataforma, e não existe para Android ou Windows |
| Notion | Web, apps de computador e de celular | Blocos ilimitados para uso individual, arquivos até 5 MB, histórico de 7 dias | Monta o sistema do seu jeito, com páginas e bancos de dados | Você constrói tudo a partir de uma página em branco |
Todoist
É o mais completo em captura. O campo de adicionar entende datas escritas em linguagem natural, inclusive recorrências, e o Ramble transforma uma fala em várias tarefas (em português também). O Pro custa US$ 7 por mês ou US$ 60 por ano. Para quem: quem quer uma lista séria em todos os aparelhos, inclusive Linux e relógio. Onde quebra: no grátis, o limite de 5 projetos aperta rápido, e só há o lembrete automático da tarefa com data e hora; o resto dos lembretes, a visão de calendário e a duração das tarefas são do pago.
TickTick
Junta tarefas, listas em kanban e um rastreador de hábitos. O Premium custa US$ 49,99 por ano. Para quem: quem quer um app só para tarefas e hábitos. Onde quebra: no grátis, 2 lembretes por tarefa e 9 listas; quem usa uma lista por área da vida chega no teto.
Microsoft To Do
Gratuito, em todas as plataformas principais, com as tarefas guardadas na conta Microsoft (elas aparecem também nas tarefas do Outlook). O recurso que o diferencia é o "Meu Dia": uma lista do dia que zera toda noite; o que não foi feito volta para a lista geral e pode reaparecer como sugestão. Para quem: quem já usa Outlook ou quer o grátis mais completo. Onde quebra: o "Meu Dia" só funciona se você o monta toda manhã.
Google Tasks
O mais simples da lista: listas, subtarefas, data e hora, repetição. Mora dentro do Gmail e do Google Agenda, o que é a grande vantagem para quem passa o dia ali. Tarefa sem horário avisa às 9h do dia; tarefa com prazo avisa às 9h do dia do prazo. Para quem: quem vive no Google e quer pouca coisa. Onde quebra: uma tarefa com subtarefas não pode ser recorrente, e quem precisa de mais estrutura do que listas e subtarefas vai sentir falta.
Things 3
Feito pela Cultured Code só para aparelhos Apple. É compra única, sem assinatura, mas cada plataforma é vendida separadamente: no iPhone, US$ 9,99 na App Store americana. O Mac tem teste de 15 dias; iPhone, iPad e Vision Pro não têm teste. Para quem: quem é todo Apple e detesta assinatura. Onde quebra: se um dia você trocar de celular para Android ou trabalhar num Windows, a lista fica para trás.
Notion
Não é um app de tarefas, é uma caixa de montar em que dá para fazer um. Lembretes chegam como notificação no computador e no celular e, se o Notion estiver fechado, por e-mail. O grátis é ilimitado para uma pessoa; um espaço com dois ou mais membros para em 1.000 blocos. O Plus custa US$ 10 por membro por mês. Para quem: quem gosta de desenhar o próprio sistema. Onde quebra: a montagem é gostosa e a manutenção é toda sua; se você parar de mexer, o sistema para junto.
Qual app de tarefas escolher para o seu perfil?
Escolha pelo ecossistema e pelo quanto você quer configurar, não pela lista de recursos.
Por perfil
Tudo Apple, sem assinatura
Things 3. Se quiser algo gratuito no mesmo mundo, o Microsoft To Do roda no Mac e no iPhone.
Vive no Gmail e no Google Agenda
Google Tasks. Está a um clique de onde você já trabalha.
Usa Outlook no trabalho
Microsoft To Do. Grátis, e as tarefas aparecem também no Outlook.
Quer uma lista séria em todo aparelho
Todoist ou TickTick. Teste os dois no grátis e veja qual limite aperta primeiro.
Gosta de montar o próprio sistema
Notion. Sabendo que montar e manter são duas coisas diferentes.
Se a dúvida é entre lista e quadro, o artigo kanban ou lista de tarefas ajuda a decidir antes de escolher o app.
O que todos eles têm em comum
Todos esperam você. A tarefa está lá, bem guardada, com data, e a lembrança depende de uma notificação que compete com todas as outras do celular, ou de você abrir o app na hora certa.
Uma forma de diminuir esse problema vale para qualquer um dos seis: escrever a tarefa com o momento e o lugar da ação. Peter Gollwitzer e Paschal Sheeran reuniram, em 2006, 94 testes sobre o que chamam de intenções de implementação, planos no formato "quando acontecer X, eu faço Y". O efeito sobre atingir a meta foi de médio a grande (d = 0,65). Na prática, "ligar para o dentista" vira "quando eu sentar para almoçar, ligo para o dentista". A tarefa ganha um gatilho que existe fora do app.
Como testar um app de tarefas em uma semana
- Instale só um. Escolha pelo perfil acima. Dois ao mesmo tempo viram comparação, não uso.
- Despeje tudo no primeiro dia. Sem organizar: tudo o que está na cabeça vai para a caixa de entrada.
- Escreva três tarefas no formato "quando X, faço Y". E ponha data e hora nelas.
- Capture pelo menos uma coisa fora de casa. No ônibus, na fila. Conte os segundos.
- No sétimo dia, olhe o que foi feito e o que só foi anotado. Se a lista só cresceu, o problema não é o app; é o momento de ser lembrado.
Onde o ASB entra, e onde não entra
Eu fiz o ASB, então leia o que digo dele com esse desconto. Ele não é um sétimo gerenciador para pôr na tabela: é uma assistente, a Sofia, que vive no WhatsApp e no Discord. Você manda texto ou áudio, ela separa em tarefas, compromissos e lembretes, pede confirmação antes de salvar e chama você na hora, insistindo no nível que você escolher. Há um app web com caixa de entrada, quadros kanban e calendário para quando você quiser ver tudo.
Onde ele não entra: não substitui o Notion de quem gosta de montar sistema, não é ferramenta de projeto de equipe, não se integra com o Google Agenda e depende do WhatsApp ou do Discord. Se a sua lista está bem guardada e o que falha é ser lembrado, aí ele faz sentido. Para começar sem instalar nada, a lista de tarefas online do site é grátis e sem cadastro.