São três da tarde. A agenda está impecável: cada bloco com nome, cada tarefa no seu horário. E você está olhando para a tarefa do bloco das 15h sem conseguir fazer nada com ela.
Não é falta de tempo. O tempo está ali, reservado, protegido. O que falta é você em condições de usá-lo. Você já reorganizou a semana três vezes por causa disso, e a sensação é sempre a mesma: a agenda funciona e você não.
Se é aí que você está, o problema provavelmente não é de gestão de tempo.
A diferença numa frase
A gestão de tempo decide onde a tarefa cabe. A gestão de energia decide em que estado você chega nela.
A primeira trata as horas como iguais: uma hora às 9h vale o mesmo que uma hora às 16h. A segunda parte do princípio contrário. A agenda sabe quando você está livre; ela não sabe como você está.
De onde veio a ideia
A expressão ganhou força em outubro de 2007, com um artigo de Tony Schwartz e Catherine McCarthy na Harvard Business Review, "Manage Your Energy, Not Your Time". O argumento central cabe em duas frases do texto: o problema de trabalhar mais horas é que o tempo é um recurso finito; a energia é outra história. Ela pode ser renovada.
Os autores dividiram a energia em quatro fontes: física, emocional, mental e espiritual, esta última ligada a sentido e propósito. E apresentaram um resultado. No início de 2006, levaram 106 funcionários de 12 agências do banco Wachovia, no sul de Nova Jersey, por um programa de quatro módulos. Na receita de três tipos de empréstimo, o grupo teve um crescimento anual 13 pontos percentuais maior que o de funcionários equivalentes de agências próximas.
Vale saber o que esse número é. O programa era dos próprios autores, que o vendiam a empresas. Os grupos não foram sorteados. O resultado saiu numa revista de gestão, não num periódico com revisão por pares. É um relato de caso interessante, não uma prova.
O que a evidência sustenta
A parte mais sólida da gestão de energia não está no artigo da HBR. Está numa linha de pesquisa sobre cronotipo, a tendência de cada pessoa a render mais cedo ou mais tarde no dia.
Em 1993, Cynthia May, Lynn Hasher e Ellen Stoltzfus mostraram que a maioria dos jovens adultos que estudaram era do tipo vespertino e a maioria dos idosos, do tipo matutino. Depois testaram a memória dos dois grupos de manhã e no fim da tarde. À tarde, os jovens foram muito melhores que os idosos. De manhã, a diferença sumiu. O que parecia efeito da idade era, em boa parte, efeito do horário. A pesquisa posterior chamou isso de efeito de sincronia: o desempenho tende a ser melhor quando a tarefa coincide com o horário de pico da pessoa.
Há um detalhe que complica a versão simples. Em 2011, Mareike Wieth e Rose Zacks encontraram o contrário para um tipo específico de problema. Nos problemas de insight, aqueles que se resolvem com uma virada de perspectiva, os participantes foram melhores fora do seu horário de pico. Nos problemas analíticos, o horário não fez diferença consistente. O horário "ruim" pode ser o melhor para certas tarefas, justamente porque a atenção está menos presa.
O que a evidência não sustenta
A ideia mais repetida da gestão de energia é a de que o corpo funciona em ciclos de 90 minutos também acordado, e que o trabalho deveria seguir esse ritmo. O próprio artigo da HBR fala em ciclos de 90 a 120 minutos.
A origem é Nathaniel Kleitman, o fisiologista do sono. O ciclo de cerca de 90 minutos entre fases do sono está bem estabelecido. Kleitman propôs que um ciclo básico de repouso e atividade continuava durante o dia, e revisou a hipótese em 1982, 22 anos depois de formulá-la. A extensão para a vigília, porém, sempre foi a parte mais fraca da ideia.
Como usar as duas
| Gestão de tempo | Gestão de energia | |
|---|---|---|
| Pergunta | Quando e quanto tempo? | Em que estado? |
| Unidade | Horas e blocos | Picos e quedas do seu dia |
| Base de evidência | Planejamento e estimativa | Cronotipo e efeito de sincronia |
| Erro típico | Tratar toda hora como igual | Esperar a disposição chegar |
Limites honestos
O efeito de sincronia foi medido em laboratório, com testes de memória e de atenção, não com um dia inteiro de trabalho real. O tamanho do efeito varia entre estudos, e o seu horário de pico pode simplesmente não caber no horário que o seu emprego permite.
Por que isso importa para o que eu construí
Eu passei muito tempo arrumando a agenda para resolver um problema que não era de agenda. Quando comecei a anotar em que horário as coisas difíceis saíam, a semana mudou mais do que em qualquer reorganização de calendário.
É essa pergunta que eu quis colocar no ASB: além de lembrar o que você tem para fazer, a assistente no WhatsApp pergunta como foi, guarda a resposta e ajuda você a ver, com o tempo, em que horário cada tipo de tarefa funciona melhor.