Son las tres de la tarde. La agenda está impecable: cada bloque con su nombre, cada tarea en su horario. Y tú estás mirando la tarea del bloque de las 15:00 sin poder hacer nada con ella.
No es falta de tiempo. El tiempo está ahí, reservado, protegido. Lo que falta eres tú en condiciones de usarlo. Ya reorganizaste la semana tres veces por eso, y la sensación es siempre la misma: la agenda funciona y tú no.
Si estás ahí, el problema probablemente no es de gestión del tiempo.
La diferencia en una frase
La gestión del tiempo decide dónde cabe la tarea. La gestión de la energía decide en qué estado llegas a ella.
La primera trata todas las horas como iguales: una hora a las 9 vale lo mismo que una hora a las 16. La segunda parte del principio contrario. La agenda sabe cuándo estás libre; no sabe cómo estás.
De dónde salió la idea
La expresión tomó fuerza en octubre de 2007, con un artículo de Tony Schwartz y Catherine McCarthy en Harvard Business Review, "Manage Your Energy, Not Your Time" ("Gestiona tu energía, no tu tiempo"). El argumento central cabe en dos frases del texto: el problema de trabajar más horas es que el tiempo es un recurso finito; la energía es otra historia. Se puede renovar.
Los autores dividieron la energía en cuatro fuentes: física, emocional, mental y espiritual, esta última ligada al sentido y al propósito. Y presentaron un resultado. A principios de 2006, hicieron pasar a 106 empleados de 12 sucursales del banco Wachovia, en el sur de Nueva Jersey, por un programa de cuatro módulos. En los ingresos de tres tipos de préstamo, el grupo tuvo un crecimiento anual 13 puntos porcentuales mayor que el de empleados equivalentes de sucursales cercanas.
Conviene saber qué es ese número. El programa era de los propios autores, que se lo vendían a empresas. Los grupos no se asignaron al azar. El resultado salió en una revista de negocios, no en una publicación con revisión por pares. Es un caso interesante, no una prueba.
Qué respalda la evidencia
La parte más sólida de la gestión de la energía no está en el artículo de HBR. Está en una línea de investigación sobre el cronotipo, la tendencia de cada persona a rendir más temprano o más tarde en el día.
En 1993, Cynthia May, Lynn Hasher y Ellen Stoltzfus mostraron que la mayoría de los adultos jóvenes que estudiaron eran de tipo vespertino y la mayoría de los adultos mayores, de tipo matutino. Después evaluaron la memoria de los dos grupos por la mañana y al final de la tarde. Por la tarde, los jóvenes fueron mucho mejores que los mayores. Por la mañana, la diferencia desapareció. Lo que parecía un efecto de la edad era, en buena parte, un efecto del horario. La investigación posterior lo llamó efecto de sincronía: el desempeño tiende a ser mejor cuando la tarea coincide con el horario de máximo rendimiento de la persona.
Hay un detalle que complica la versión simple. En 2011, Mareike Wieth y Rose Zacks encontraron lo contrario para un tipo específico de problema. En los problemas de insight, los que se resuelven con un giro de perspectiva, los participantes fueron mejores fuera de su mejor horario. En los problemas analíticos, el horario no marcó una diferencia consistente. El horario "malo" puede ser el mejor para ciertas tareas, justamente porque la atención está menos atada.
Qué no respalda la evidencia
La idea más repetida de la gestión de la energía es que el cuerpo funciona en ciclos de 90 minutos también despierto, y que el trabajo debería seguir ese ritmo. El propio artículo de HBR habla de ciclos de 90 a 120 minutos.
El origen es Nathaniel Kleitman, el fisiólogo del sueño. El ciclo de unos 90 minutos entre las fases del sueño está bien establecido. Kleitman propuso que un ciclo básico de reposo y actividad continuaba durante el día, y revisó la hipótesis en 1982, 22 años después de formularla. La extensión a la vigilia, sin embargo, siempre fue la parte más débil de la idea.
Cómo usar las dos
| Gestión del tiempo | Gestión de la energía | |
|---|---|---|
| Pregunta | ¿Cuándo y cuánto tiempo? | ¿En qué estado? |
| Unidad | Horas y bloques | Picos y bajones de tu día |
| Base de evidencia | Planificación y estimación | Cronotipo y efecto de sincronía |
| Error típico | Tratar todas las horas como iguales | Esperar a que lleguen las ganas |
Límites honestos
El efecto de sincronía se midió en laboratorio, con pruebas de memoria y de atención, no con una jornada completa de trabajo real. El tamaño del efecto varía entre estudios, y puede que tu mejor horario simplemente no quepa en el horario que te permite tu trabajo.
Por qué esto importa para lo que construí
Pasé mucho tiempo arreglando la agenda para resolver un problema que no era de agenda. Cuando empecé a anotar a qué hora me salían las cosas difíciles, la semana cambió más que con cualquier reorganización del calendario.
Esa es la pregunta que quise poner en el ASB: además de recordarte lo que tienes que hacer, la asistente en WhatsApp te pregunta cómo te fue, guarda la respuesta y te ayuda a ver, con el tiempo, en qué horario funciona mejor cada tipo de tarea.