En 1927, en el Barnard College de Nueva York, un joven psicólogo llamado Arthur Jersild les entregó a setenta estudiantes hojas con columnas de números de dos dígitos y un cronómetro de laboratorio.
En una columna, sumar 6 a cada número. En otra, restar 3. En una tercera, alternar: suma, resta, suma, resta.
Las columnas puras tomaron, en promedio, unos 85 segundos. Las alternadas, unos 115. Un tercio más de tiempo para hacer exactamente las mismas cuentas, solo que cambiando de regla en cada línea.
Hasta ahí, nada que no sospecharas. Lo interesante vino después. Cuando Jersild alternó restar 3 a un número con decir el antónimo de una palabra, la columna alternada fue más rápida que las puras. No hay manera de decir el antónimo de un número ni de restarle 3 a una palabra: el propio elemento avisaba qué tarea tocaba.
Casi cien años después, ese detalle sigue siendo lo más útil que existe sobre agrupar tareas. Y casi nadie habla de él.
Tres nombres para una sola pregunta
Multitasking, alternancia y agrupación parecen tres técnicas. Son tres respuestas a la misma pregunta: qué hacer con el cambio.
Qué es cada uno en realidad
El multitasking, cuando las dos cosas exigen atención, es un nombre generoso para la alternancia rápida. La excepción es real, pero estrecha: si una de las tareas es automática, como caminar o doblar ropa, se puede hacer a la par. Cuando las dos piden razonar, no hay paralelo, hay relevo.
La alternancia es lo que la psicología mide desde Jersild. Joshua Rubinstein, David Meyer y Jeffrey Evans, en cuatro experimentos publicados en 2001, describieron el cambio en dos etapas: cambiar de objetivo ("ahora quiero hacer esto") y activar las reglas nuevas ("apago las de allá, prendo las de acá"). Cada activación costaba décimas de segundo, y el costo crecía cuando las tareas eran más complejas o menos conocidas.
La agrupación, o batching, no es un concepto de la psicología. El término viene de la producción por lotes de la industria y llegó a la productividad personal como consejo: las respuestas en un horario, las llamadas en otro. La lógica es buena. La evidencia directa, como vas a ver, es poca.
Lo que la investigación respalda y lo que no
El cambio cuesta incluso cuando te preparas. La revisión de Stephen Monsell, de 2003, reúne décadas de experimentos: saber de antemano que vas a cambiar reduce el costo, pero no lo elimina. Queda un costo residual que la preparación no alcanza. Cambiar menos veces es, por lo tanto, la única forma de pagar menos.
El costo está en la confusión de reglas, no en el cambio en sí. Es el mensaje de Jersild. Cambiar entre cosas que no se confunden sale casi gratis; cambiar entre cosas parecidas con reglas distintas es lo que pesa. Eso cambia lo que es un buen lote. Diez respuestas a mensajes forman un lote porque la regla es la misma en todas. Un "bloque del proyecto X" con correo, hoja de cálculo, revisión de texto y llamada tiene un solo tema y cinco reglas distintas: parece agrupado y se comporta como alternancia.
Cambiar a la mitad deja rastro. Sophie Leroy mostró, en 2009, que quien deja una tarea sin terminar para empezar otra arrastra un residuo de atención: parte de la cabeza se queda en la anterior, y el desempeño en la siguiente baja. Un lote solo ahorra si termina en un punto de parada claro. Un lote interrumpido a la mitad es alternancia con más pasos.
Agrupar las revisiones alivia, pero no prueba que rindas más. Kostadin Kushlev y Elizabeth Dunn les pidieron a 124 adultos que revisaran el correo solo tres veces al día durante una semana y cuando quisieran durante otra. En la semana limitada, el estrés diario fue menor. Pero no hubo efecto directo en la productividad y, en promedio, los participantes no lograron seguir la regla al pie de la letra.
Cuál usar y cuándo
| Multitasking | Alternancia | Agrupación | |
|---|---|---|---|
| Qué ocurre | Relevo disfrazado | Cambio de reglas, con costo | Menos cambios, planeados |
| Cuándo sirve | Una tarea es automática | Tareas muy distintas | Tareas repetitivas con la misma regla |
| Costo principal | Errores y cansancio | Tiempo de reconfiguración | Espera de quien aguarda respuesta |
| Evidencia | En contra, para tareas que exigen atención | Fuerte, en laboratorio | Indirecta |
Los límites de lo que se sabe
No encontré ningún estudio controlado que ponga a prueba la agrupación de tareas como técnica personal de productividad. Lo que hay es investigación de laboratorio sobre el costo del cambio, con tareas de segundos, y un experimento sobre correo que midió estrés, no rendimiento. El puente entre los dos es razonable, pero es un puente, no un hallazgo.
Y agrupar tiene su propio costo: quien espera tu respuesta espera más. En trabajos donde responder rápido es el trabajo, el lote tiene que ser más pequeño.
Dónde entra el ASB
Lo que me tumbaba nunca fue la falta de lotes en la agenda. Era la idea que llegaba en medio del lote equivocado y me hacía cambiar de tarea solo para no perderla.
Por eso el ASB vive en WhatsApp: mandas la cosa en una frase, en el momento en que aparece, y vuelves a lo que estabas haciendo. El ASB la guarda y te la devuelve en el momento del lote correcto.